De Werkkostenregeling (WKR) in vogelvlucht

Per 1 januari 2011 is de WKR ingevoerd: het nieuwe regime voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Dit nieuwe systeem vervangt de huidige regelgeving voor bijvoorbeeld de telefoons, de fiets van de zaak of bedrijfsfitness.

Deze nieuwe regelgeving houdt in dat alles wat de werkgever vergoedt of verstrekt aan zijn medewerkers tot het loon wordt gerekend. Dus ook de kosten die u in 2011 aan uw medewerkers heeft vergoed, zoals onkostenvergoedingen, kerstpakketten maar ook de fiets van de zaak. Al deze zaken worden gerekend tot het (eindheffings)loon en zijn bij de werkgever belast. Dit heet officieel het “loon belast bij de werkgever”.

Het arbeidsrechtelijke loon, incl. auto van de zaak, blijft belast bij de medewerker.

1,4% van het loon dat u als werkgever onder de eindheffing brengt, wordt vrijgelaten van belasting- en premieheffing. Dit heet de vrije ruimte.

Hoe komt u tot de vrije ruimte? Van het “loon belast bij de werkgever” mogen gerichte vrijstelling worden afgetrokken:

  • de werkelijke kosten van het openbaar vervoer
  • reiskosten tegen €0,19/km
  • congressen, seminars en studiekosten
  • tijdelijke verblijfskosten
  • extraterritoriale kosten
  • zakelijke verhuiskosten

Daarnaast is een aantal zaken zogenaamd op nihil gewaardeerd. Het gaat dan bijvoorbeeld om:

  • voorzieningen op de werkplek zoals een vaste computer
  • consumpties op het werk anders dan maaltijden
  • uniformen en werkkleding die nagenoeg alleen op het werk kan worden gedragen 
  • vakliteratuur
  • een mobiele telefoon voor zakelijk gebruik
  • OV-jaarkaart of Voordeelurenkaart wanneer deze ook voor het werk wordt gebruikt
  • pc of laptop wanneer zakelijk gebruik meer is dan 90%
  • fitness op de locatie van de werkgever

Verder moet u zaken uitzonderen die u aan uw medewerkers vergoedt die zij in uw opdracht aanschaffen. U kunt hierbij denken aan de fles wijn die een medewerker namens u tijdens een receptie aan een relatie geeft, of de bos bloemen die bijvoorbeeld op uw verzoek gekocht wordt om het bureau op te fleuren. Dit zijn intermediaire kosten en deze kunnen zonder probleem vergoed worden.

Wat u, na aftrek van bovenstaande zaken, nog overhoudt aan kostenvergoedingen, valt onder de voorwaarden van de WKR. Wanneer dit bedrag meer bedraagt dan 1,4% van de totale fiscale loonsom, de vrije ruimte, dan wordt al hetgeen daarboven uitkomt, belast bij de werkgever met 80%.

U kunt op drie manieren vaststellen of u per loonaangiftetijdvak de vrije ruimte heeft overschreden:

  1. Per aanfigtetijdvak van het lopende kalenderjaar bepaalt u steeds of u over de 1,4% heen komt. U doet aangifte over het meerdere. Niet benutte ruimte van de ene maand mag niet worden gesaldeerd met die van de volgende maand.
  2. U bepaalt aan de hand van de fiscale loonsom van het voorafgaande jaar, hoe hoog de totale vrije ruimte is. Zolang het totaal in het lopende jaar niet boven de vrije ruimte uitkomt, is er niets aan de hand. U gaat alleen 80% eindheffing betalen op aangifte vanaf het moment in het jaar dat u de vrije ruimte overschrijdt. Uiterlijk bij de eerste aangifte in het nieuwe jaar maakt u een eindafrekening over het hele verstreken jaar.
  3. Voortbouwend op het vorige systeem: u bepaalt aan de hand van de totale vrije ruimte over het jaar, wat de vrije ruimte per maand is. U draagt eindheffing op aangifte af als u over het maandbedrag heen komt. Uiterlijk bij de eerste aangifte in het nieuwe jaar maakt u een eindafrekening over het hele verstreken jaar.

Wat moet u verder nog weten? De regeling is ingegaan per 2011, maar kent een overgangsperiode van 3 jaar. Dus in 2014 gaat de regeling definitief in. U hoeft dus geen overhaaste beslissingen te nemen. U kunt de volgende stappen dus ook in 2012 en 2013 uitvoeren.

Kortweg ziet het invoeringstraject er als volgt uit:

  1. U inventariseert alle bestaande vergoedingen en verstrekkingen.
  2. Na de inventarisatie gaat u na wat voor gevolgen de WKR voor u heeft. Daarbij kunt u ook nagaan welke effecten optreden als u bepaalde vergoedingen anders invult. Bijvoorbeeld: wat gebeurt er als u de bovenmatige reiskostenvergoeding voor het bovenwettelijke deel voor rekening van de medewerker brengt, of wat zijn de gevolgen als u een vergoeding afschaft?
  3. U maakt de keuzes. En in overleg met uw financiële administrate en personeelsadministratie brengt u deze over naar uw medewerkers. Let op: u kunt arbeidsvoorwaarden niet eenzijdig aanpassen. Dus gaat dit in overleg met uw ondernemingsraad of uw personeelsvertegenwoordiging.

Als u alle stappen heeft doorlopen zoals hierboven in het kort beschreven, dan kan het zijn dat u de 1,4% van de vrije ruimte overschrijdt.

  1. U kunt dit accepteren en over het meerdere 80% eindheffing betalen. Misschien is het intact laten van bepaalde arbeidsvoorwaarden wel aantrekkelijker dan daar een zwaar overlegcircuit voor ingaan. En mogelijk is het misschien ook niet duurder voor u. Over de overschrijding betaalt u 80%, terwijl u in de huidige situatie voor medewerkers in de hoogste belastingschijf 108,3% betaalt bij brutering. U hoeft verder niet te wachten om de WKR in te voeren.
  2.  U kunt bepaalde vergoedingen of verstrekkingen geheel of gedeeltelijk tot het loon gaan rekenen al dan niet gebruteerd. Dit natuurlijk in overleg met uw medewerkers of uw OR. Wanneer u dit doet, dan leidt dat tot een verhoging van de loonsom en daarmee stijgt dus ook uw vrije ruimte weer. Daardoor krijgt u meer mogelijkheden andere zaken te vergoeden. Aandachtspunten hierbij zijn:
  • Wordt de tot het loon behorende (gebruteerde) vergoeding pensioengevend? Dit betekent een kostenstijging.
  • De tot het loon behorende (gebruteerde) vergoeding telt mee voor het zogenaamde SV-loon en voor bedrijfstakeigen regelingen en is dus op zich een extra kostenpost.
  • De medewerker krijgt een hoger brutosalaris. Hierdoor kan hij in een hogere belastingschijf terecht komen, maar daarnaast kan het zijn dat hij door het hogere salaris niet meer in aanmerking komt voor allerlei toeslagen zoals zorg- en huurtoeslag.
  • U schaft bepaalde vergoedingen en verstrekkingen af. Dit kan alleen als de CAO u hier voor de ruimte geeft. Als dit niet het geval is, kunt u een regeling niet afschaffen totdat de CAO op dit punt is gewijzigd. Ook kunt u de individuele arbeidsovereenkomst niet eenzijdig wijzigen. Misschien kunt u wel regelingen oprekken waarvan u nog niet de gehele fiscale ruimte benut, zodat die als compensatie kunnen gaan gelden voor andere regelingen die u (gedeeltelijk) wenst af te schaffen. En dan het Kerstpakket: alhoewel vanuit werkgeversperspectief misschien voor de handliggend om het af te schaffen, mede gezien de vele varianten die hier de laatste tijd op zijn gekomen. Toch geldt ook hiervoor: bezint eer gij begint.

Neem de tijd voor deze operatie en ga niet overhaast van start. Er zijn ook nog veel vragen omtrent de regeling. Het is niet uitgesloten dat nog nadere regelgeving gaat volgen.

Uw leverancier van salarissoftware heeft ongetwijfeld een hulpmiddel ontwikkeld om tot een berekening te komen van de effecten van deze maatregelen. Maar natuurlijk kunt u ook hulp van buitenaf inroepen  inroepen om dit proces gestructureerd te laten verlopen.

Belastingdienst over de werkkostenregeling >>

Andere nuttige site: http://www.unit4.nl/themas/werkkostenregeling/informatie